Informationen zur Verarbeitung personenbezogener Daten nach Art. 13 und 14 DSGVO für die Nutzung der KSCD Betreuungsplattform.
Verantwortlicher im Sinne des Art. 4 Nr. 7 DSGVO ist:
KSCD Kanzleizentrum GmbH, Rathsberger Straße 28h, 91054 Erlangen,
vertreten durch den Geschäftsführer Ferhat Kanat,
E-Mail info@kscd-kanzleizentrum.de,
Telefon [VOM VERANTWORTLICHEN ZU ERGÄNZEN: Telefonnummer].
[VOM VERANTWORTLICHEN ZU KLÄREN: Verantwortliche Stelle ist die KSCD Kanzleizentrum GmbH (Erlangen) oder die KSCD Group GmbH (Nürnberg)? Auftragsverarbeitungsvertrag und Lizenz nennen die KSCD Group GmbH. Bei zwei Gesellschaften ist zu regeln, wer Verantwortlicher ist bzw. ob gemeinsame Verantwortlichkeit nach Art. 26 DSGVO vorliegt.]
Die Kerntätigkeit umfasst die umfangreiche Verarbeitung besonderer Kategorien personenbezogener
Daten (Art. 37 Abs. 1 lit. c DSGVO, § 38 Abs. 1 BDSG). Datenschutzbeauftragte Person:
[VOM VERANTWORTLICHEN ZU ERGÄNZEN: Name oder Bezeichnung, Postanschrift, E-Mail-Adresse der/des Datenschutzbeauftragten]
Daten der betreuten Personen und Dritter stammen von den Betroffenen selbst, vom Betreuungsgericht, von Behörden, Einrichtungen, Angehörigen sowie aus übernommenen Bestandsakten (Art. 14 Abs. 2 lit. f DSGVO).
| Datenkategorie | Zweck | Rechtsgrundlage |
|---|---|---|
| Klientendaten (Stamm-, Rechts-, Finanzdaten) | Führung der rechtlichen Betreuung: Aktenführung, Fristen, Berichte an das Gericht, Vermögenssorge, Rechnungslegung | Art. 6 Abs. 1 lit. c und lit. e DSGVO i. V. m. §§ 1814 ff. BGB, insbesondere §§ 1863, 1865 BGB (Berichte und Rechnungslegung), sowie dem BtOG |
| Gesundheitsdaten | Gesundheitssorge, Anträge bei Kassen und Behörden, Unterbringung und Genehmigungen | Art. 9 Abs. 2 lit. f DSGVO (Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen) sowie Art. 9 Abs. 2 lit. h DSGVO i. V. m. § 22 Abs. 1 Nr. 1 lit. b BDSG
Vorschlag — rechtlich zu prüfen (in Betracht kommt auch Art. 9 Abs. 2 lit. g i. V. m. § 22 Abs. 1 Nr. 2 BDSG). |
| Sozialdaten | Leistungsanträge, Alltagsunterstützung nach § 45b SGB XI | Art. 6 Abs. 1 lit. c/e, Art. 9 Abs. 2 lit. h DSGVO i. V. m. § 22 BDSG und den einschlägigen Vorschriften des SGB
Vorschlag — rechtlich zu prüfen. |
| Daten von Angehörigen, Kontaktpersonen, Einrichtungen | Kontaktaufnahme, Vertretung, Nachweisführung | Art. 6 Abs. 1 lit. c und lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an einer ordnungsgemäßen Betreuungsführung) |
| Beschäftigtendaten (Nutzerkonten) | Zugang, Rollen und Rechte, Zwei-Faktor-Anmeldung, Hinweise per E-Mail/SMS | § 26 Abs. 1 BDSG, Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO |
| Nutzungs- und Anmeldeprotokolle | Nachweis der Zugriffe (Audit-Trail je Akte), Abwehr von Angriffen, Fehleranalyse — nicht zur Leistungs- oder Verhaltenskontrolle | Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO i. V. m. Art. 5 Abs. 2, Art. 32 DSGVO; Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (Sicherheit des Systems) |
Eine automatisierte Entscheidungsfindung im Einzelfall einschließlich Profiling (Art. 22 DSGVO) findet nicht statt. Hinweise, die das System aus Regeln ableitet (z. B. fällige Fristen), sind Arbeitshilfen; jede Entscheidung trifft die zuständige Person.
Innerhalb des Verantwortlichen erhalten nur die Personen Zugriff, die die Akte nach dem Rollen- und Rechtekonzept bearbeiten. Daten werden an Betreuungsgerichte, Behörden, Kranken- und Pflegekassen, Banken und Einrichtungen übermittelt, soweit dies zur Betreuungsführung erforderlich ist (Art. 6 Abs. 1 lit. c/e DSGVO).
Für den Betrieb der Plattform werden auf Grundlage von Verträgen zur Auftragsverarbeitung (Art. 28 DSGVO) folgende Dienstleister eingesetzt:
Die Verarbeitung erfolgt innerhalb der Europäischen Union. Eine Übermittlung in Drittländer findet nicht statt. Die Übertragung ist verschlüsselt (TLS); Dokumente in der Ablage werden verschlüsselt gespeichert (AES-256-GCM), Zugangsdaten zu Fremdsystemen verschlüsselt in der Datenbank. Der Zugang ist durch Kennwort und zweiten Faktor geschützt; Rechte werden nach dem Rollenkonzept vergeben. Sicherungen werden nach dem dokumentierten Sicherungs- und Wiederherstellungskonzept des Betreibers verschlüsselt abgelegt und innerhalb der Europäischen Union aufbewahrt.
| Daten | Speicherdauer |
|---|---|
| Fallakte (alle Angaben zur betreuten Person, Dokumente, Korrespondenz, Berichte) | Bis zum Ablauf der Aufbewahrungsfrist nach Ende der Betreuung. Die Frist ist je Mandant eingestellt (Vorgabe 15 Jahre) [VOM VERANTWORTLICHEN ZU ERGÄNZEN: rechtliche Begründung der Frist, z. B. § 147 AO für Abrechnungsunterlagen, Verjährung nach § 1877 i. V. m. § 195 BGB]. Danach Löschung durch den Löschlauf; gesperrte Akten (Legal Hold) sind ausgenommen, bis die Sperre aufgehoben ist. |
| Fachlicher Audit-Trail (wer hat was in einer Akte geändert) | Wie die zugehörige Akte. |
| Technische Zugriffsprotokolle (Aufruf, IP-Adresse, Gerätekennung) | 90 Tage. |
| Anmeldeprotokolle (Anmeldeversuche, Sperren) | 365 Tage. |
| Papierkorb (vom Nutzer gelöschte Einträge) | 90 Tage nach dem Löschen, danach endgültig. |
| Nutzerkonto | Bis zur Löschung des Kontos durch die Verwaltung; Rollen- und Anmeldedaten danach gemäß Protokollfristen. |
| Sitzungsdaten auf dem Server | Bis zur Abmeldung bzw. bis zum Ablauf der Sitzung (12 Stunden; bei „Angemeldet bleiben“ 14 Tage). |
| Sicherungen | Tagessicherungen 30 Tage, Monatssicherungen 12 Monate nach dem Sicherungskonzept des Betreibers; Löschungen wirken in Sicherungen mit deren Ablauf. |
Die Plattform setzt ausschließlich technisch notwendige Cookies (§ 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG); eine Einwilligung ist dafür nicht erforderlich. Es werden keine Cookies oder Werkzeuge Dritter (Analyse, Werbung, externe Schriften oder Skripte) eingesetzt.
| Cookie | Zweck | Laufzeit |
|---|---|---|
cp.session | Serverseitige Sitzung (hält die Anmeldung zur Schnittstelle; der Browser erhält kein Zugriffstoken) | Sitzung |
cp.auth | Anmeldecookie | 12 Stunden gleitend; bei „Angemeldet bleiben“ 14 Tage |
cp.keep | Verschlüsseltes Erneuerungstoken, damit die Anmeldung einen Neustart des Servers übersteht | 14 Tage |
cp.user | Gemerkter Anmeldename — nur, wenn Sie „Angemeldet bleiben“ wählen | 60 Tage |
cp.bleiben | Ihre Wahl zu „Angemeldet bleiben“ (Vorauswahl beim nächsten Anmelden) | 365 Tage |
Im Browserspeicher (Local Storage) liegen ohne Personenbezug die Einstellung der eingeklappten Bereichsleiste und der Vermerk, dass die Einführungstour gezeigt wurde. Berichtsentwürfe und die Scrollposition liegen nur im Sitzungsspeicher des jeweiligen Browser-Reiters und werden beim Abmelden entfernt.
Sie haben nach Maßgabe der Art. 15 bis 21 DSGVO das Recht auf Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung der Verarbeitung, Datenübertragbarkeit sowie Widerspruch gegen Verarbeitungen, die auf Art. 6 Abs. 1 lit. e oder lit. f DSGVO beruhen. Soweit eine Verarbeitung auf einer Einwilligung beruht, können Sie diese jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen (Art. 7 Abs. 3 DSGVO). Zur Ausübung wenden Sie sich an den Verantwortlichen (Ziffer 1) oder die datenschutzbeauftragte Person (Ziffer 2). Gesetzliche Aufbewahrungspflichten können einer Löschung entgegenstehen; dann wird die Verarbeitung eingeschränkt.
Sie haben das Recht, sich bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde zu beschweren (Art. 77 DSGVO). Für den in Bayern ansässigen Verantwortlichen ist dies das Bayerische Landesamt für Datenschutzaufsicht (BayLDA), Promenade 18, 91522 Ansbach, www.lda.bayern.de [ZU PRÜFEN: Anschrift der Behörde].
Für Nutzerinnen und Nutzer ist die Angabe von Anmeldename, E-Mail-Adresse und — bei aktivierter Zwei-Faktor-Anmeldung — eines zweiten Faktors erforderlich; ohne diese Angaben ist eine Nutzung nicht möglich. Die Angabe einer Mobilnummer für SMS-Hinweise ist freiwillig.
Stand: 13.09.2026